v2.0 - 2014

Gestión Documental

Podemos destacar la consultoría especializada en gestión documental

La mayor parte de nuestros clientes trabaja con documentos que quiere migrar a la plataforma SharePoint o bien quiere reestructurarlos. Una migración típicamente proviene de una versión de SharePoint anterior, como por ejemplo, SharePoint 2003, 2007 o 2010. En tal caso se evalúa la infraestructura de hardware y software existente, de tal manera de entregar un conjunto de recomendaciones para facilitar la instalación y migración de documentos.

Una vez instalado, configurado y establecido el nuevo portal SharePoint, es necesario capacitar a los encargados de éste, los cuales son llamados, por lo general, Administradores. Algunos usuarios tienen un perfil de seguridad mayor que un usuario normal, a estos se les llama, por lo general, Usuarios Avanzados. Es necesario y recomendable capacitarlos, de tal manera que puedan alcanzar una mayor utilización del portal.

¿Qué es Gestión Documental?

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. (Referencia Wikipedia)

¿Qué ofrece SharePoint al respecto?

SharePoint maneja el concepto de biblioteca de documentos, la cual tiene principalmente integración con Office, no obstante puede interactuar con cualquier formato.

Existen 4 elementos principales que caracterizan a una biblioteca:

  • CheckIn/CheckOut: Permite reservar un documento mientras se modifica.
  • Alertas: Permite configurar notificaciones o avisos en caso de cualquier operación sobre la biblioteca.
  • Versiones: Permite almacenar los cambios realizados sobre un documento.
  • Búsqueda: Permite rastrear los documentos por su contenido o por su propiedades o metadatos.